1. Obligations d’information selon les articles 13 et 14 du RGPD de l’UE : Organisation d’événements
1.1 Qui est responsable du traitement des données ?
L’entreprise concernée du groupe SÜLZLE* est responsable du traitement de vos données personnelles. Nous traitons les données personnelles conformément aux dispositions du Règlement général européen sur la protection des données (ci-après “RGPD”) et de la Loi fédérale sur la protection des données (ci-après “BDSG”).
Coordonnées du responsable de la protection des données :
Steffen Wacker
datenschutz@suelzle-gruppe.de
Coordonnées du délégué à la protection des données pour Société Nouvelle SOTRALENTZ CONSTRUCTION S.A.R.L. :
*Les sociétés du groupe SÜLZLE sont listées dans le lien.
1.2 Quelle est l’étendue du traitement de vos données et quels types de données sont concernés ?
Le traitement des données à caractère personnel concerne notamment le prénom, le nom, la raison sociale, la fonction, l’adresse électronique, le téléphone, etc. ainsi que, le cas échéant, les photographies des participants à la manifestation, qui sont collectées, enregistrées, classées, lues, modifiées, transmises ou effacées par vous en tant que participant inscrit à la manifestation. Conformément à l’article 4 n° 1 du RGPD, les données à caractère personnel sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable.
1.3 Quelles modalités de traitement des données ont été définies ?
Le traitement des données à caractère personnel par le responsable s’effectue sur support papier ainsi que par voie électronique sous forme de collecte, saisie, organisation, classement, stockage, adaptation ou modification, extraction, consultation, utilisation, divulgation par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, limitation, effacement ou destruction.
1.4 Sur quelle base juridique se fonde le traitement des données et dans quel but ?
La base juridique du traitement des données à caractère personnel est en principe – dans la mesure où il n’existe pas d’autres dispositions légales spécifiques – l’art. 6 du RGPD. Les possibilités suivantes entrent notamment en ligne de compte :
1.4.1 pour l’exécution du contrat et/ou l’accomplissement d’obligations précontractuelles, notamment
- la gestion des relations contractuelles et précontractuelles
- l’exécution du contrat/de l’événement
- La base juridique du traitement est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.
1.4.2 pour satisfaire aux obligations légales du responsable, par exemple
- le respect des obligations découlant des lois, des règlements ou de la législation nationale et communautaire ou imposées par les autorités compétentes
- La base juridique du traitement est l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD.
1.4.3 à la poursuite des intérêts légitimes du responsable, notamment
- le traitement et la transmission de données à caractère personnel à des fins administratives internes à l’entreprise
- Nous utilisons vos données d’adresse et de contact pour la promotion des (futurs) événements organisés par l’entreprise.
- dans le cadre de la promotion et du compte rendu des événements organisés par l’entreprise, nous utilisons des photos et des films des participants à l’événement, qui peuvent également vous représenter avec une photo ; les photos sont prises à des fins de relations publiques et sont publiées sur notre site web ou sur
le site web de l’événement, sur nos canaux de médias sociaux (en particulier Facebook, LinkedIn et Xing), sur notre intranet, dans notre application d’événement et, le cas échéant, dans les médias sociaux. publiés dans des médias imprimés ; la réalisation et la publication des prises de vue de l’événement sont effectuées sur la base de l’intérêt légitime du responsable du traitement à réaliser un reportage illustré, à moins que ne prévalent les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent la protection des données à caractère personnel.
Notre intérêt légitime réside dans l’application de nos droits, le respect de nos intérêts en matière de sécurité, la coopération économique avec d’autres entreprises ainsi que l’activité économique de notre entreprise.
La base juridique du traitement est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.
1.4.4 Le traitement est effectué sur la base de votre consentement. Celui-ci peut être révoqué à tout moment.
Si vous joignez des données personnelles d’autres personnes, par exemple de votre conjoint ou de la personne qui vous accompagne, vous acceptez qu’il vous incombe d’obtenir le consentement de ces tiers conformément à la législation applicable dans chaque cas.
La communication d’informations personnelles est facultative. Veuillez toutefois noter que votre participation peut ne pas être possible si vous ne fournissez que des informations incomplètes ou pas d’informations du tout.
La base juridique du traitement est l’article 6, paragraphe a du RGPD.
Les données traitées par le responsable sont
effacées ou leur traitement est limité conformément aux
articles 17 et 18 du RGPD. Les données enregistrées chez nous sont effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à leur finalité susmentionnée et qu’aucun délai de conservation légal ne s’oppose à leur effacement.
1.6 Obligation de fournir des données et conséquences d’un refus
La mise à disposition des données marquées comme obligatoires est nécessaire et obligatoire pour la réalisation de l’événement et le refus de fournir ces données compromet la poursuite de l’invitation ou de l’événement.
1.7 Accès aux données
Vos données peuvent être rendues accessibles aux fins susmentionnées :
- les employés et/ou collaborateurs du responsable du traitement en ce qui concerne leur rôle de responsable du traitement et/ou de processeur interne.
- les entreprises qui fournissent des activités externalisées pour le compte du responsable du traitement, par exemple en tant que sous-traitants.
1.8 A quels destinataires les données sont-elles transmises ou transférées ?
Vos données personnelles ne seront pas transmises sans votre consentement explicite préalable, sauf si la loi l’autorise ou l’exige.
Dans la mesure où nous faisons appel à des prestataires de services externes pour la fourniture de nos prestations, une éventuelle transmission de données à caractère personnel est justifiée par le fait que nous avons soit soigneusement sélectionné nos entreprises tierces et nos prestataires de services externes en tant que sous-traitants dans le cadre de l’article 28, paragraphe 1 du RGPD, que nous les avons régulièrement contrôlés et que nous nous sommes engagés par contrat à traiter toutes les données à caractère personnel exclusivement conformément à nos instructions, soit que nous avons défini conjointement les finalités et les moyens du traitement dans le cadre de l’article 26, paragraphe 1 du RGPD en tant que responsables communs.
1.9 Où les données sont-elles traitées ?
Vos données personnelles ne seront pas transférées ou traitées dans des pays hors de l’UE.
1.10 Vos droits en tant que personne concernée
Pour exercer les droits mentionnés ci-dessous, veuillez vous adresser à l’adresse de contact indiquée ci-dessous.
Vous avez le droit d’obtenir de notre part, à tout moment et sur demande, des informations sur les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons dans le cadre de l’article 15 du RGPD.
Vous avez le droit de nous demander de rectifier sans délai les données à caractère personnel vous concernant si elles sont inexactes.
Vous avez le droit, dans les conditions décrites à l’article 17 du RGPD, d’exiger de nous l’effacement des données à caractère personnel vous concernant. Ces conditions prévoient notamment un droit d’effacement lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière, ainsi qu’en cas de traitement illicite, d’opposition ou d’existence d’une obligation d’effacement en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel nous sommes soumis. En ce qui concerne la durée de conservation des données, voir par ailleurs le point 5 de la présente déclaration de protection des données.
Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement conformément à l’article 18 du RGPD. Ce droit existe notamment lorsque l’exactitude des données à caractère personnel est contestée entre vous et nous, pour la durée nécessaire à la vérification de l’exactitude, ainsi que dans le cas où, en cas de droit à l’effacement existant, vous demandez un traitement limité au lieu de l’effacement ; en outre, dans le cas où les données ne sont plus nécessaires pour les finalités que nous poursuivons, mais que vous en avez besoin pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice, ainsi que lorsque l’exercice fructueux d’une opposition est encore contesté entre vous et nous.
Vous avez le droit de recevoir de notre part les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’article 20 du RGPD.
Vous avez également le droit de vous adresser à nous, à notre délégué à la protection des données ou à une autorité de contrôle en cas de réclamation concernant notre traitement des données.
1.11 Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant, effectué notamment sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e) ou f) du RGPD, conformément à l’article 21 du RGPD. Nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel, à moins que nous puissions démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou si le traitement sert à faire valoir, à exercer ou à défendre des droits en justice.